Le dossier du personnel est la mémoire administrative de la relation de travail. Bien tenu, il facilite la gestion quotidienne, sécurise l’entreprise en cas de contrôle ou de litige, et fait gagner un temps précieux.

Les pièces à l’embauche

• Le contrat de travail signé et, le cas échéant, ses avenants.
• Une copie de la pièce d’identité.
• Le CV, les diplômes et attestations de travail antérieures.
• Une fiche de renseignements (adresse, situation familiale déclarée, personne à prévenir).
• Les justificatifs d’immatriculation aux organismes sociaux (CSS, IPRES).
• Le résultat de la visite médicale d’embauche.
• La fiche de poste.

Les pièces au fil de la carrière

• Les avenants (promotion, changement de poste, augmentation).
• Les comptes rendus d’entretiens annuels.
• Les attestations de formation.
• Les demandes et décisions de congés, les justificatifs d’absence.
• Le cas échéant, les courriers disciplinaires.

Les pièces de fin de contrat

Lettre de démission ou de licenciement, certificat de travail, reçu pour solde de tout compte : ces documents doivent être conservés soigneusement.

Les bonnes pratiques d’archivage

Classez les pièces par rubriques (embauche, carrière, absences, fin de contrat), numérisez les documents importants et protégez les données personnelles : le dossier du personnel est confidentiel. Les durées de conservation varient selon la nature des documents ; en cas de doute, conservez plutôt que de détruire.

Notre checklist « dossier du personnel » est disponible gratuitement dans les Ressources.